ImmoSuite Atlas · Posteingang-Assistent
Atlas-Add-on (Premium)Jede E-Mail. Vorsortiert. In Sekunden.
Atlas-Posteingang klassifiziert eingehende E-Mails, schlägt Antworten vor und eskaliert, wenn nötig – mit Azure OpenAI EU Frankfurt und ohne US-Fallback.
NKA-Fragen, Schadensmeldungen, Vertragsnachträge, Mahnung-Klärung, Beschwerden: jede Kategorie bekommt den richtigen Kanal. Antwortvorschläge auf Basis Ihrer Vorlagen, Eskalations-Logik bei Beschwerden, volle Nachvollziehbarkeit im Audit-Trail.
Demo-Daten basieren auf Live-Pilot Meyer Vermögen GmbH, anonymisiert wo erforderlich.
Problem
Warum der Posteingang der größte Zeitfresser ist.
Eine Verwaltung mit 1.000 Einheiten bekommt im Schnitt 180 bis 240 E-Mails pro Tag. Jede Mail muss gelesen, kategorisiert, an die richtige Person geroutet und oft beantwortet werden. Das kostet ein Team aus 4 Sachbearbeitern rund 3,5 Stunden pro Tag – nur fürs Sortieren und Weiterleiten. Standard-Fragen zur Nebenkostenabrechnung machen dabei 30 % aus.
„Wir haben montags morgens regelmäßig 120 E-Mails im Hauptpostfach. Davon sind 40 Nebenkosten-Rückfragen, die unsere Azubi jedes Mal gleich beantwortet. Das ist Zeit, die für die wirklich kniffligen Fälle fehlt.“ (Teamleiter Mietverwaltung, 1.400 Einheiten)
Atlas-Posteingang übernimmt Kategorisierung, schlägt Antworten vor und eskaliert Beschwerden – die Endkontrolle bleibt beim Menschen.
Funktionen
11 Funktionen für KI-gestützten Posteingang.
Alles in der EU gehostet, alles reviewfähig. Kein 'Send and hope'.
Automatische Kategorisierung
NKA-Frage, Schadensmeldung, Vertrag/Nachtrag, Mahnung-Klärung, Beschwerde, Beirat-Anfrage, Handwerker-Rückfrage, Sonstiges.
Stimmungs-Erkennung
Neutral / besorgt / aggressiv / dankbar. Aggressive Mails werden priorisiert und dem Teamleiter vorgelegt.
Antwortvorschläge aus Ihren Vorlagen
Das Modell nutzt Ihre eigenen bestehenden Antwort-Templates als Basis. Keine generischen KI-Antworten, keine erfundenen Fakten.
Eskalations-Logik
Beschwerden, Fristen, Mahnung-Ärger → automatische Eskalation an Teamleitung. Mieter-Drohungen triggern Security-Workflow.
Kontext-Anreicherung
Das Modul erkennt die Objekt-/Mieter-Referenz und hängt relevante Kontext-Daten (letzter NKA, offene Tickets) an den Thread.
Azure OpenAI EU Frankfurt
GPT-4o mini läuft in Microsoft Azure EU-Region Frankfurt. Keine Ausleitung außerhalb EU, dokumentiert im AVV.
Mensch-in-der-Schleife
Kein Versand ohne menschliche Freigabe. Der Sachbearbeiter prüft den Vorschlag und klickt Senden.
Lernen aus Ihren Korrekturen
Wenn Sie Antwortvorschläge ändern, lernt das System mit – aber nur auf Ihrem eigenen Mandanten, ohne Cross-Training.
Anbindung an Ticket-Modul
Eingehende Schadensmeldungen per E-Mail werden direkt zu Tickets im Instandhaltungs-Modul, inklusive Anhängen.
Audit-Trail und Transparenz
Jede Klassifikation, jeder Antwortvorschlag, jede menschliche Korrektur wird protokolliert. Volle Nachvollziehbarkeit.
DSGVO-Schleifen
Automatische Erkennung von Art.-15-Auskunftsanfragen und Widerspruchsanfragen – Routing an DSB statt Standard-Bearbeitung.
Wie es funktioniert
Vom eingehenden Mail zur abgeschlossenen Antwort.
Vier Schritte mit klarer Verantwortungs-Grenze zwischen KI und Mensch.
- 01
E-Mail kommt an
Eingang im IMAP- oder Exchange-Postfach, Atlas pullt und analysiert Betreff und Body. Anhänge werden in sicherem Zwischenspeicher abgelegt.
- 02
Kategorisierung & Kontext
KI klassifiziert Kategorie, Stimmung und Dringlichkeit. Erkennung der Objekt-/Mieter-Referenz und Anreicherung mit Daten aus der Verwaltung.
- 03
Antwortvorschlag erstellen
Auf Basis Ihrer eigenen Vorlagen und des konkreten Kontextes wird ein Antwortentwurf erstellt. Sachbearbeiter sieht Quelle und kann anpassen.
- 04
Mensch entscheidet & sendet
Sachbearbeiter prüft, ergänzt wenn nötig, klickt Senden. Eskalation an Teamleitung bei Beschwerden. Audit-Trail speichert Original, Vorschlag und finale Version.
Einblick
Atlas-Posteingang – Inbox-Ansicht mit Kategorien.
Die Inbox zeigt eingehende E-Mails mit Kategorie-Tags, Stimmungsindikator und Empfehlung für den nächsten Schritt. Eskalierte Mails sind rot markiert und gehen automatisch an die Teamleitung.
- Neu: 48 E-Mails · 7 eskaliert · 12 Auto-Antwort bereit
- 12 NKA-Fragen · Stimmung: neutral
- 7 Schadensmeldungen · 2 Prio Hoch (Wasserschaden)
- 4 Mahnung-Klärungen · Stimmung: besorgt
- 3 Beschwerden · eskaliert an Teamleitung
- 1 Art.-15-Anfrage · Routing an DSB
- Ø Antwort-Vorbereitung: 14 Sek. statt 4 Min.
Integrationen
Anbindung an Postfächer und Folge-Module.
Atlas-Posteingang ist kein eigenes Mail-System, sondern arbeitet mit Ihrem bestehenden Postfach.
- Microsoft ExchangeIMAP / EWS
- IMAP StandardMail-Provider
- Microsoft 365Graph API
- Azure OpenAI EULLM Frankfurt
- InstandhaltungTicket-Ausgang
- BuchhaltungMahnung-Klärung
- Atlas-TelefonCross-Channel
Compliance & Rechtsgrundlagen
DSGVO und EU-Hosting für Posteingang-KI.
DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung eingehender E-Mails zur Bearbeitung durch die Verwaltung. Interessenabwägung dokumentiert.
DSGVO Art. 22
Keine automatisierte Einzelentscheidung. Jede Antwort wird von einem Menschen geprüft und freigegeben.
DSGVO Art. 25
Datenminimierung, Zweckbindung, Löschfristen. Anhänge werden nur so lange gespeichert wie nötig.
DSGVO Art. 28 (AVV)
Separater AVV mit EU-Hosting-Garantie und Subauftragnehmer-Liste (Microsoft Azure Frankfurt).
DSGVO Art. 35 (DPIA)
Wie bei Atlas-Telefon: DPIA als Pflicht-Gate für produktiven Einsatz auf Mieter-/Eigentümer-Postfächern.
BSI C5
EU-Hosting-Stack (Azure Frankfurt) ist BSI-C5-zertifiziert, ImmoSuite Pro hat BSI-C5-Typ-1-Testat.
Kundenstimme
„Atlas-Posteingang hat unsere tägliche Triage-Zeit von 3,5 Stunden auf 55 Minuten reduziert. Antworten auf Standard-NKA-Fragen gehen in 14 Sekunden statt 4 Minuten raus – immer mit Mensch-Freigabe, aber ohne Vorlagen-Copy-Paste."
Daniel Berg
Teamleiter Mietverwaltung · Meyer Vermögen GmbH
Triage-Zeit: 3,5 h → 55 min pro Tag
Pricing
Atlas-Posteingang im Pricing.
Wie Atlas-Telefon ist Atlas-Posteingang ein Premium-Add-on. In Enterprise ist es standardmäßig enthalten; in Professional buchbar als monatlicher Zusatz.
Starter
nicht enthaltenNicht verfügbar.
Professional
nicht enthaltenAuf Anfrage als Add-on buchbar. Preis nach Postfachvolumen.
Enterprise
enthaltenStandard enthalten. DPIA und AVV Teil des Onboardings.
Hinweis: Der Minutenpreis für Atlas-Telefon (0,09 €/Min) gilt nicht für Atlas-Posteingang. Posteingang wird pauschal pro Postfach abgerechnet.
Modul-FAQ
Schalten Sie Ihren Posteingang scharf.
In der Demo zeigen wir Atlas-Posteingang an einem anonymisierten Beispiel-Postfach mit echten NKA-Fragen, Schadensmeldungen und Beschwerden – inklusive menschlicher Freigabe-Schleife.
Hosting Deutschland · DSGVO-konform · BSI C5 Typ 1 Testat